PLANEACIÓN, ADQUISICIONES Y SEGUIMIENTO
Compras para proyectos, aperturas, FF&E y OS&E
Gestión especializada de adquisiciones para aperturas, remodelaciones, equipamiento y proyectos que requieren coordinar especificaciones, presupuesto, proveedores, tiempos y entregas.
Puedo participar desde la planeación y preparación de los concursos hasta la negociación, adjudicación, emisión de órdenes y seguimiento de los suministros.
¿Qué necesita controlar un proyecto de compras?
- Las especificaciones, cantidades y fechas deben estar claras antes de solicitar propuestas.
- El presupuesto necesita actualizarse conforme se reciben cotizaciones, se negocia y se adjudican partidas.
- Los proveedores deben coordinarse para cumplir fabricación, embarques, entregas, instalación y puesta en operación.
- Los cambios de alcance, sustituciones y retrasos requieren trazabilidad para proteger el proyecto.
El alcance del servicio se adapta al tipo de proyecto, sus categorías, presupuesto, cronograma, ubicación y responsabilidades de cada participante.
Qué etapas pueden gestionarse
La participación puede abarcar el proceso completo o concentrarse en las categorías y etapas que requieren mayor capacidad, control o especialización.
Planeación de adquisiciones
Organización de categorías, cantidades, prioridades, fechas requeridas, responsables y paquetes de compra de acuerdo con el programa del proyecto.
Revisión de especificaciones y requerimientos
Validación de información técnica, alcances, unidades, materiales, acabados, cantidades y condiciones necesarias para cotizar correctamente.
Concursos y comparativos
Preparación de solicitudes, invitación a proveedores, seguimiento de propuestas y elaboración de comparativos técnicos, comerciales y económicos.
Negociación y adjudicación
Negociación de precios, pagos, garantías, tiempos y condiciones, con recomendaciones documentadas para autorizar cada compra.
Órdenes, contratos y documentación
Formalización de los acuerdos autorizados y control de órdenes, contratos, anticipos, garantías, fichas técnicas y documentos relacionados.
Expediting, logística y entregas
Seguimiento de fabricación, embarques, fechas comprometidas, entregas, incidencias, sustituciones y pendientes hasta el cierre de cada partida.
Un proceso de compras conectado con el presupuesto y el cronograma
Las adquisiciones deben coordinarse con las decisiones técnicas, financieras, operativas y logísticas del proyecto. Por eso se establecen controles claros para mantener visibilidad sobre lo autorizado, lo contratado, lo entregado y lo pendiente.
Alcance y responsabilidades
Se define quién prepara especificaciones, quién valida técnicamente, quién autoriza, quién compra y quién recibe cada suministro.
Presupuesto y compromisos
Se da seguimiento a presupuestos, cotizaciones, negociaciones, adjudicaciones, anticipos, saldos y variaciones de cada categoría.
Cronograma y fechas críticas
Las compras se vinculan con tiempos de fabricación, embarques, instalación, pruebas, apertura y necesidades reales de la operación.
Cambios, incidencias y trazabilidad
Se documentan sustituciones, modificaciones de alcance, retrasos, faltantes, daños y decisiones que puedan afectar costo, tiempo o calidad.
Qué recibe la empresa durante el proyecto
La gestión debe proporcionar información suficiente para tomar decisiones, anticipar desviaciones y conocer el estado real de cada adquisición.
Plan de compras del proyecto
Categorías, paquetes de compra, prioridades, responsables y fechas organizados de acuerdo con las necesidades del proyecto.
Comparativos y recomendaciones
Análisis documentado de propuestas, precios, condiciones, riesgos y alternativas para sustentar las decisiones de adjudicación.
Control de órdenes y entregas
Seguimiento de compromisos, anticipos, fabricación, embarques, entregas, saldos, incidencias y documentos pendientes.
Reportes para la toma de decisiones
Visibilidad sobre presupuesto comprometido, avances, desviaciones, riesgos, decisiones pendientes y situación de cada categoría.
Las compras del proyecto deben avanzar al ritmo de la operación
Comparte el tipo de proyecto, su etapa actual, las categorías pendientes y las fechas críticas. A partir de esa información podremos definir qué apoyo necesita el proceso de compras y cuál debe ser el alcance de la intervención.